Zorgeloos beheer

De syndicus speelt een cruciale rol bij het toezicht op en de vertegenwoordiging van de mede-eigendom, zoals een appartementsgebouw. Hun verantwoordelijkheden zijn gericht op het beheer van de gedeelde delen van het gebouw, inclusief de lift, gevel, dak, gangen, tuin en meer. Het primaire doel van de syndicus is het verzekeren van een harmonieus en goed samenleven binnen de mede-eigendom, waarbij wordt voorkomen dat individuele eigenaars willekeurige beslissingen nemen over de gemeenschappelijke ruimtes. Hun rol bestaat uit het waarborgen van een soepele werking en naleving van vastgestelde protocollen ten behoeve van alle mede-eigenaars.

De vereniging van mede-eigenaars, ook wel VME (Vereniging van Mede-Eigenaars) genoemd, is een rechtspersoon die automatisch alle individuele mede-eigenaars verenigt en vertegenwoordigt binnen een bepaald gebouw of een groep van gebouwen. De enige bevoegde functie, en dus het doel van de VME, is het beheer en behoud van de betreffende gebouwen.

In wezen komt de VME automatisch tot stand wanneer er twee of meer verschillende eigenaars zijn van gebouwen binnen het pand, wat wijst op de aanwezigheid van mede-eigendom beheerst door de Appartementswet.

Jaarlijks wordt binnen de in het reglement van interne orde bepaalde termijn van 15 dagen een algemene vergadering bijeengeroepen binnen een mede-eigendom. Deze bijeenkomst brengt alle mede-eigenaars samen om discussies aan te gaan en verschillende beslissingen te nemen met betrekking tot het mede-eigendom. De algemene vergadering dient als platform voor collaboratieve besluitvorming binnen de VME en zorgt voor actieve participatie en betrokkenheid van alle mede-eigenaars.

De vastgoedbeheerder is verantwoordelijk voor het opstellen van de notulen, ook wel de notulen van de algemene vergadering genoemd, die dienen als beknopte weergave van de besluiten die tijdens de vergadering zijn genomen. Vanwege hun grote belang moeten bepaalde formaliteiten in acht worden genomen.

De notulen moeten de volgende details bevatten:

Plaats, datum en aanvangstijd van de algemene vergadering, alsmede het sluitingstijdstip
Controle dat de algemene vergadering voldoet aan de wettelijke aanwezigheidsplicht
Identificatie van de voorzitter van de algemene vergadering en de secretaris
De agenda van de algemene vergadering
De formulering van elk agendapunt waarover werd gestemd
De precieze stemuitslag voor elk agendapunt, inclusief de namen van mede-eigenaars die tegenstemden of zich onthielden.

Harmonisch samenleven binnen een mede-eigendom is niet altijd gegarandeerd en er kunnen meningsverschillen ontstaan tussen mede-eigenaars over het beheer van gedeelde gebieden. Om een goed beheer van deze gemeenschappelijke ruimtes te verzekeren, werd wetgeving inzake gedwongen mede-eigendom ingevoerd. Dit reglement heeft onlangs ingrijpende herzieningen ondergaan, waarbij de laatste versie op maandag 2 juli 2018 in het Belgisch Staatsblad is gepubliceerd en vervolgens op 1 januari 2019 in werking is getreden. We willen de belangrijkste wijzigingen die zijn aangebracht, in de verf zetten.

Een blokpolis verwijst naar de uitgebreide verzekeringsdekking die wordt verkregen voor een volledig appartementengebouw, dat verder reikt dan de gemeenschappelijke ruimtes en ook de privé-eenheden omvat.

De vastgoedbeheerder neemt namens de mede-eigenaars de verantwoordelijkheid op zich om de blokkenpolis veilig te stellen, waarbij de daaraan verbonden kosten worden gedragen door de mede-eigenaars of verhuurders. Het door elke mede-eigenaar te betalen bedrag wordt bepaald door hun respectieve aandeel in het gebouw.

Het is belangrijk op te merken dat huurders van individuele appartementen niet verantwoordelijk zijn voor het dekken van de kosten in verband met het blokkenbeleid.

Effectief financieel beheer is essentieel voor het behoud van de gezondheid van een gebouw in mede-eigendom op de lange termijn. Ons team van financiële experts neemt de volgende verantwoordelijkheden op zich:

- We gebruiken een dubbel boekhoudsysteem op basis van het Europese rekeningstelsel, waardoor nauwkeurige en transparante financiële gegevens worden gegarandeerd. Mede-eigenaars worden beschouwd als "klanten", terwijl leveranciers worden gecategoriseerd als "leveranciers". Deze gestandaardiseerde aanpak geeft een duidelijk overzicht van de financiële transacties van uw gebouw.

- Volgens de richtlijnen die zijn vastgelegd in de statuten van het gebouw, implementeren we een systeem van verdeelsleutels, waarbij de kosten automatisch worden verdeeld over verschillende categorieën. Dit zorgt voor een eerlijke en rechtvaardige verdeling van de kosten.

- We hebben de mogelijkheid om uitgebreide financiële overzichten te genereren, inclusief openstaande provisies, openstaande leveranciersbetalingen, bankrekeningsaldi en een overzicht van het vermogen en de kosten van woningen per rekeningnummer.

- Op verzoek kunnen we grafische vergelijkingen verzorgen tussen verschillende boekjaren, waardoor mede-eigenaars de financiële evoluties binnen de mede-eigendom op de voet kunnen volgen en weloverwogen beslissingen kunnen nemen.

- We voeren regelmatig budgetvergelijkingen uit, waarbij we daadwerkelijke betalingen vergelijken met vooraf bepaalde bedragen. Hierdoor kunnen wij eventuele afwijkingen direct verhelpen.

- Facturen worden op de vervaldag betaald via een directe verbinding met de bank, waardoor tijdige betalingen worden gegarandeerd en vertragingsrente wordt vermeden. Deze aanpak optimaliseert het gebruik van verblijfsfondsen zonder de leveranciersrelaties in gevaar te brengen.

- We onderhouden een dagelijkse afstemming van provisie- en afrekeningsbetalingen door eigenaren met behulp van realtime saldoverbindingen met de bank. Er wordt streng gecontroleerd om grote achterstanden te voorkomen en de opgebouwde rente komt ten goede aan het mede-eigendom.

- Verrekeningen aan eigenaren zijn transparant en gebaseerd op een uniform systeem.

- Bij appartementsoverdrachten worden de afrekeningen nauwkeurig verdeeld tussen de oude en nieuwe eigenaren op basis van de datum van de hypotheekakte.

- De goedgekeurde afrekeningen van voorgaande boekjaren zijn toegankelijk via onze website met een unieke inlogcode voor elke eigenaar. Hierdoor hebben eigenaren toegang tot relevante documenten die betrekking hebben op hun specifieke kavel.

Om het comfort van alle bewoners en eigenaars te waarborgen, speelt het technisch beheer van gebouwen in mede-eigendom een cruciale rol. Hier zijn enkele van de taken die onder technisch beheer vallen:

Bewaken en onderhouden van de integriteit en stabiliteit van betonconstructies
Het aanpakken van problemen met betrekking tot betonrot
Uitvoeren van inspecties en onderhoud van daken en afdichtingen
Oplossen van waterinfiltraties en condensatieproblemen
Beheer en onderhoud van elektrische installaties, noodverlichting, liften, cv-installaties, pompen en aanverwante apparatuur
Toezicht houden op zwembadonderhoud en veiligheidsmaatregelen
Uitvoeren van brandbeveiligingsmaatregelen
Begeleiden, onderhouden en repareren van ramen, deuren en automatische poorten
Coördineren van schilderwerkzaamheden
Beheer en onderhoud van rioleringen
Coördineren en uitvoeren van renovatieprojecten

Het administratief beheer van een gebouw in mede-eigendom omvat verschillende verantwoordelijkheden, waaronder:

- Vastleggen van essentiële bouwgegevens conform de basisakte
- Vertegenwoordigen van mede-eigenaars bij het aangaan van contracten
- Het vertegenwoordigen van mede-eigenaars in alle andere aangelegenheden, met inbegrip van juridische geschillen waarbij derden of mede-eigenaars onderling betrokken zijn
- Verzorgen van secretariële werkzaamheden en correspondentie
- Het genereren van eigenaarslijsten indien nodig
- Bijhouden van uitgebreide gegevensrecords voor elke eigenaar
- Verstrekken van gevraagde certificaten
- Begeleiden van het afgeven van een schuldverklaring, zoals gevraagd door de notaris, tijdens de verkoop van een appartement
- Organiseren van algemene vergaderingen en bestuursvergaderingen
- Opstellen en verspreiden van notulen en rapporten
- Opstellen van contracten met leveranciers en aannemers
- Het invullen van de nodige documenten in overeenstemming met de wetgeving inzake mede-eigendom
- Nauwkeurige opvolging van rechtszaken in overleg met de aangewezen advocaat
- Alle officiële administratieve documenten zijn toegankelijk via de website met een unieke inlogcode die aan elke eigenaar wordt toegekend.